Urenbriefjes leiden tot onnodig veel werk en een gebrek aan financieel overzicht. Kan dit niet beter?

Het inhuren van externe professionals geeft je organisatie extra mogelijkheden om flexibel in te spelen op de vraag vanuit de markt. Toch kleven er ook nadelen aan het inhuren van professionals. Het registreren en controleren van alle gewerkte uren, onkostendeclaraties en facturen is erg onoverzichtelijk. Dat werkt uiteindelijk fouten in de hand en daarmee maak je mogelijk extra kosten. Deze blog legt aan de hand van een praktijkvoorbeeld uit hoe je kostenbesparend financieel in control blijft.

Verlies aan overzicht en tijd

Door een toename in het aantal bouwaanvragen is bouwbedrijf Pieterse genoodzaakt om snel extra personeel in te schakelen om alle projecten op tijd op te leveren. Extra personeel aannemen is daarbij een groot risico en daarom kiest men voor het inhuren van externe professionals.

Iedere vrijdagmiddag ontvangt de projectleider van het bouwbedrijf veel externe professionals om urenbriefjes aftekenen. Regelmatig kloppen de urenbriefjes niet en worden er als gevolg aanpassingen gemaakt. Het aftekenen van de urenbriefjes gebeurt tussen de bedrijven door en kost daardoor veel extra tijd.

In de volgende weken ontvangt bouwbedrijf Pieterse op verschillende momenten facturen van de externe professionals. De projectleider controleert meerdere malen per week de binnenkomende facturen met de oorspronkelijke urenbriefjes. Regelmatig bevatten de facturen ook uren van andere projecten, waarvoor hij niet verantwoordelijk is. Hij keurt daarom de facturen af, stelt de externe professionals hiervan op de hoogte en vraagt om nieuwe, juiste factuur. Deze situatie is voor de projectleider erg bewerkelijk en kost hem, en de externe professional veel tijd. Toch kan het anders

Zorg voor digitale urenregistratie en onkostendeclaratie

In SelfBilling.com laat bouwbedrijf Pieterse de gewerkte uren door externe professionals via een web applicatie registreren. Dit kan via een computer, smartphone of tablet. Hierbij geeft de professional per uur aan voor welk project hij werkte. De projectleider krijgt alleen de uren ter goedkeuring voor zijn project en bepaalt zelf wanneer hij de uren goedkeurt. De goedkeuring dient binnen de gestelde termijn te gebeuren. Dit scheelt hem aanzienlijk veel extra werk en geeft overzicht.

SelfBilling.com zorgt ervoor dat facturen automatisch versturen vanuit het systeem uit naam van de externe professional. De factuur voldoet aan alle wettelijk verplichte elementen. De software van SelfBilling.com zorgt voor een gestroomlijnde workflow met functiescheiding. Hierdoor hoeft de projectmanager de facturen niet meer te controleren.

Zodoende worden fouten vermeden in de urenregistratie en is er meer overzicht in de gewerkte uren per project. Door het facturatie initiatief te verschuiven naar de opdrachtgever, worden facturen sneller betaald. Het financieel overzicht is daarmee aan het begin van de maand altijd actueel. Ook voor de externe professionals heeft dit systeem een aantal voordelen. Zij registreren uren eenvoudig via een web applicatie, hoeven geen facturen op te maken en worden tijdig uitbetaald.

Dit scheelt erg veel tijd, voorkomt fouten en is kostenbesparend voor beide partijen.