Ieder bedrijf is gebaat bij een goed financieel overzicht. Dat lijkt misschien een open deur en toch blijkt het in de praktijk voor veel bedrijven makkelijker gezegd dan gedaan. Er liggen diverse problemen aan ten grondslag die ervoor zorgen dat een financieel overzicht niet actueel is, zoals het inhuren van externe professionals. Heeft jouw organisatie ook te maken met een grote facturenstroom van externe professionals? Lees hoe je daar het beste mee omgaat.
Groei is een kans en geen bedreiging
Short ICT heeft meerdere vestigingen en maakt veel gebruik van externe professionals. Met het inhuren van deze professionals zet het bedrijf een belangrijke stap om de toenemende vraag uit de markt goed op te vangen. Iedere vestiging huurt zijn eigen externe professionals in en maakt hiermee afspraken.
Na het einde van de maand moet de controller binnen vijf dagen een financieel overzicht rapporteren aan de directie. Het is van groot belang dat er tijdig een betrouwbaar beeld van de kosten en opbrengsten ontstaat. Want hierop baseert de directie zijn besluiten.
De controller moet alle kosten vanuit de verschillende vestigingen opnemen in de rapportage. Echter zijn niet alle kosten op tijd inzichtelijk. Aan het einde van de maand blijkt dat slechts 50% van de gemaakte arbeidskosten van externe professionals in het systeem staan. De controller heeft geen zicht op wanneer de overige facturen binnenkomen. Ook heeft hij onvoldoende invloed op het tijdig verkrijgen van de facturen. Dit resulteert in een onoverzichtelijke administratie. De directie is niet tijdig op de hoogte en het is onduidelijk wanneer dit wel gebeurt.
Neem zelf het financieel initiatief
Er ontstaat een onwenselijke situatie voor Short ICT, veroorzaakt door een complex probleem bij de plotselinge groei. Althans, zo lijkt het: dergelijke problemen zijn namelijk goed te voorkomen. De oplossing is eenvoudig: zorg dat het initiatief van facturatie bij jezelf ligt en niet bij de externe professional. De software van SelfBilling.com maakt dit mogelijk.
Wekelijks dienen nu externe professionals bij Short ICT via de web applicatie van SelfBilling.com hun gewerkte uren en declaraties in. Daaropvolgend controleert de manager alle ingediende uren en declaraties. De takenmanager informeert iedere projectbetrokkenen tijdig en verstuurd automatisch notificaties. Bijvoorbeeld wanneer men nog uren moet indienen of wanneer er een goedkeuringsronde klaar staat.
Wanneer alle uren en declaraties zijn ingevoerd en goedgekeurd, verstuurd de software van SelfBilling.com alle facturen uit naam van de externe professionals naar Short ICT. Het facturatieproces wordt daarbij omgedraaid. De factuur voldoet aan alle wettelijke eisen en is opgemaakt met het logo van de externe professional. Short ICT beschikt hierdoor altijd over valide facturen en heeft deze tijdig in bezit. Uitbetalingen worden hierdoor sneller voldaan. De professional hoeft niets te doen en ontvangt automatisch de factuur in PDF of XML voor zijn persoonlijke administratie.
- De takenmanager van SelfBilling.com is een van de functionaliteiten die ervoor zorgt dat iedere (project)betrokkenen tijdig over zijn taken op de hoogte is. In de takenmanager wordt bepaald wanneer de bilrun gedraaid wordt. Facturen worden alleen opgemaakt op basis van uren en declaraties die door de budgethouder zijn geaccordeerd.
Alle betrokkenen binnen Short ICT weten door de takenmanager wat ze moeten doen en zijn hier tijdig van op de hoogte. Door deze gestructureerde werkwijze van SelfBilling.com is de controller financieel in control en heeft de directie altijd een actueel financieel overzicht.
