Door de administratieve bomen het bos niet meer zien. Herken je dat? Uit de praktijk blijkt dat het inhuren van externe professionals regelmatig zorgt voor administratieve chaos. Men houdt er een eigen wijze van administreren op na en zo komt het voor dat je van diverse externe professionals allerlei verschillende facturen ontvangt. Het gebrek aan uniformiteit in facturering zorgt voor veel extra werk. Dat lijkt een complexe uitdaging en toch is de oplossingen eenvoudiger dan je denkt.

Meer aandacht voor kwaliteit

Zorginstelling Vitalia heeft een geheel eigen visie op ouderenzorg, waarbij kwaliteit van zorg en leven hoog in het vaandel staan. Om die goede zorg te waarborgen heeft Vitalia een flexibele pool aan externe zorgprofessionals. Op deze manier stemt Vitalia de zorg af op de behoeftes van haar bewoners. Dit zorgt voor een hoge klanttevredenheid. De zorginstelling is dan ook niet voor niets onder ouderen in de omgeving een gewilde bestemming voor de oude dag.

Toch brengt het faciliteren van flexibele zorg veel extra werk met zich mee. Zo zijn de externe professionals individueel verantwoordelijk voor hun eigen administratie. Er zijn hierbij geen afspraken gemaakt over facturatie. Doordat men verschillende manieren van boekhouden hanteert, krijgt Vitalia facturen in veel verschillende formats aangeleverd. Sommige professionals leveren de factuur aan in PDF-formaat en een enkeling verstuurt zijn factuur zelfs per post.

Na ontvangst verwerkt en scant Vitalia alle facturen handmatig, en biedt ze de facturen ter goedkeuring aan bij de budgethouder. Na akkoord op deze goedkeuring stelt Vitalia de facturen betaalbaar. Door het gebrek aan uniformiteit zijn deze facturen niet automatisch in te lezen in het boekhoudprogramma van Vitalia. Als gevolg verwerkt men alle facturen handmatig en kost het hele facturatieproces veel extra tijd.

Kostenbesparing door eenheid en structuur

Om tijd en kosten te besparen zocht Vitalia naar een goede oplossing voor dit probleem. De kostenreductie investeert de zorginstelling namelijk liever in goede zorg. Daarop kwam Vitalia in contact met SelfBilling.com en besloot het bedrijf om de software in gebruik te nemen. Nu neemt Vitalia het initiatief in het facturatieproces: eerst voeren de externe zorgprofessionals hun gewerkte uren en declaraties in via de website of de webapplicatie. Na goedkeuring van deze uren en onkosten door de budgethouder, stelt men met de software zelf facturen op in XML en verstuurt deze uit naam van de professional.

De crediteurenadministratie van Vitalia slaat hiermee een enorme slag in de factuurstroom. Zo zorgt de verbeterde eenheid en structuur voor een vitale factuurstroom. Daarnaast worden facturen nu automatisch verwerkt en sneller uitbetaald. Bovendien is men minder tijd kwijt en daalden de kosten per verwerkte factuur enorm. Vitalia heeft daarmee meer tijd en geld gekregen voor zaken waar het écht om draait: goede ouderenzorg!