Self-billing is een waardevolle toevoeging binnen het Purchase to Pay proces (P2P). Met het self-billing proces houd je zelf de controle met betrekking tot de inkoopfactuur, worden er minder fouten gemaakt en bespaar je tijd! Graag leggen we deze manier van bestellen tot en met betalen in combinatie met self-billing aan je uit.
Geautomatiseerd facturen afhandelen
Factuurverwerking is vandaag te dag steeds vaker een geautomatiseerd proces, vooral bij grote ondernemingen en instellingen. Als je duizenden facturen op jaarbasis ontvangt en verwerkt, dan leidt automatisch matchen van facturen tot efficiency, mits het proces naadloos verloopt. Helaas is dit in de praktijk vaak nog niet geval. Zo komt het voor dat de prijs en/of hoeveelheid op de factuur niet overeenkomt met de inkooporder, op de factuur geen inkoopordernummer staat en dat je facturen ontvangt waarvan geen inkooporder is vastgelegd. De stapel papieren op het bureau van de administratief medewerker en budgethouder blijft toenemen in plaats van afnemen.
Probleem voor de klant in plaats van de leverancier
Als je de factuur niet kunt matchen met je inkooporder en de ontvangst van de goederen dan ligt het probleem bij de afdeling crediteurenadministratie, de inkoopafdeling of bij de budgethouder. Je moet de leverancier informeren om het probleem op te lossen in plaats van andersom.
Purchase to Pay met SelfBilling.com
Het proces start met het maken van een inkooporder in het systeem. De inkooporder (de gevraagde hoeveelheid, prijs en inkoopvoorwaarden) gaat naar de leverancier. De goedgekeurde ontvangsten verwerk je in het ERP-systeem. Het product wordt in de voorraad geboekt. Vanaf dit moment komt SelfBilling.com in het proces. De data van de goedgekeurde ontvangst, leveranciersgegevens, prijsafspraken etc. vormt samen de inhoud van de self-billing inkoopfactuur. Via een automatische koppeling leest SelfBilling.com alle benodigde informatie vanuit je ERP-systeem om een inkoopfactuur te maken. SelfBilling.com maakt de self-billing factuur op aan de hand van de gegevens waarover je organisatie goedkeuring heeft gegeven.
De takenmanager van SelfBilling.com verstuurt de self-billing inkoopfactuur op een door jou gewenst tijdstip naar de leverancier. Via een automatische koppeling zorgt SelfBilling.com ervoor dat alle inkoopfacturen in je financiële pakket terechtkomen voor betaling. Je rekent alleen af wat je ontvangen en afgesproken heeft.
Je hoeft niet meer de factuur te checken en de factuur hoeft niet meer in een controlerondje langs verschillende managers en/of budgethouders. Dit bespaart tijd en geld. Je bepaalt zelf de factuurinhoud en heeft dus zelf de controle. Meer weten? Neem contact op!
