Bedrijven gebruiken vaak self-billing bij het inhuren van freelancers en zzp’ers, maar het is ook uitermate geschikt als je als organisatie werkt met uitzendkrachten.

Hoe werkt dat?

Als je als organisatie uitzendkrachten inhuurt ontvang je de hele week door mogelijk vele facturen van verschillende uitzendbureaus. Vaak zijn deze facturen per kostenplaats of per ingehuurde werknemer. Dit moet omdat de budgethouder graag alleen facturen wil ontvangen van zijn afdeling, project of kostenplaats. De budgethouder moet de facturen controleren op prijs en het aantal gefactureerde uren en mogelijk onkosten. Als projectmanager/budgethouder heb je het hier maar druk mee. Dit is een relatief dure tijdsbesteding die je liever besteed aan activiteiten waar je beter in bent: de afdeling of het project managen.

De oplossing

Als je als organisatie kiest voor self-billing, ook wel reverse billing of reversed billing, is dat niet meer nodig. Alle informatie zoals leveranciers, namen van uitzendkrachten, projecten en tarieven worden éénmalig ingevoerd in de software van SelfBilling.com. De software informeert via een takenmanager de uitzendkracht dat hij nog uren- of onkosten moet invoeren. Vervolgens krijgt de manager een notificatie dat hij nog uren moet goedkeuren. De software van SelfBilling.com genereert daarna automatisch elke maand (of week, net wat er is afgesproken) een factuur uit naam van het uitzendbureau. Dus één factuur namens het uitzendbureau aan jouw organisatie, met het logo van het bureau en eigen factuurnummering. De digitale facturen (desgewenst ook PDF facturen) worden verstuurd en kunnen direct verwerkt worden naar ieder willekeurig financieel pakket. Voor ieder uitzendbureau/leverancier is een leverancier portaal aanwezig. Het uitzendbureau kan via dit portaal de uren van haar uitzendkrachten downloaden en gebruiken voor de verloning.

Wat zijn de voordelen?

• Minder facturen: het aantal facturen brengt je terug naar één per week of maand per uitzendbureau.
• Kwaliteit van de facturen: de software kan alle facturen volledig elektronisch (XML of UBL) aanleveren, voorzien van alle wettelijke factuurvereisten.
• Minder controles: 50% tijdbesparing voor de budgethouder
• Leveranciersportaal voor het uitzendbureau met informatie van uren en facturen.
• Minder kans op fouten: geen dubbel in rekening gebrachte kosten of andere fouten.
• Sneller en beter inzicht op tarieven
• Snellere betaling aan de leverancier: doordat er geen fouten en controleslagen van de facturen nodig zijn, kan men de factuur direct betalen.