Dit jaar sluit Beweging 3.0 de laatste bemiddelingsbureaus aan op de software van SelfBilling.com. Het helpt de organisatie verschillende uitdagingen het hoofd te bieden. Teammanager Dennis Smit en planner Sonja Snel vertellen over de introductie van SelfBilling.com bij Beweging 3.0.
Over Beweging 3.0
Beweging 3.0 is actief op het gebied van zorg, wonen en welzijn in de regio Eemland (Amersfoort, Baarn, Bunschoten-Spakenburg, Eemnes, Hoevelaken, Leusden, Nijkerk, Soest, Woudenberg). De organisatie biedt wijk- en gespecialiseerde verpleging bij mensen thuis, (tijdelijk) verblijf, zorg met en zonder behandeling in haar woonzorgcentra en verpleeghuizen, en revalidatiezorg.
Uitdagingen bij Beweging 3.0
Zoals veel zorginstellingen kampt Beweging 3.0 met een tekort aan eigen personeel. Veel personeel wordt extern ingehuurd. Werkprocessen van externen verschillen met die van het eigen personeel en iedere bemiddelaar of zzp’er heeft zijn eigen manier van werken. Dat geeft uitdagingen, ook in het facturatieproces. “In de wijkverpleging zagen we veel verschillen. Het daadwerkelijk aantal gewerkte uren kon aanzienlijk verschillen van het gefactureerde aantal uren”, aldus Sonja. Dennis gaat verder over het facturatieproces. “Voorheen meldde de externe medewerker het gemaakte aantal uren bij het bemiddelingsbureau door middel van een urenbriefje. Het bemiddelingsbureau stuurde vervolgens een factuur die werd verwerkt en ter goedkeuring werd voorgelegd aan de manager. Die moest vervolgens puzzelen om vast te stellen of het aantal uren en het gehanteerde tarief juist waren. Om dat te verifiëren moest er intern overlegd worden. Pas daarna kon de factuur goedgekeurd worden en konden we de factuur betaalbaar stellen.”
SelfBilling.com draait proces om
Het facturatieproces was omslachtig en foutgevoelig. Bovendien heeft een langer proces gevolgen voor de betalingssnelheid. Met de hulp van SelfBilling.com is zijn processen nu gestroomlijnd en vereenvoudigd. “Met SelfBilling draaien we het proces om en hebben we alles aan de voorkant geregeld. Medewerkers registreren hun uren in ons ECD, die gekoppeld is aan de SelfBilling-software waar ook alle tarieven per dienst vooraf bepaald zijn.
“We hebben zo een uniforme manier van werken geïntroduceerd voor externe partijen en controle op het proces. Daarnaast hebben we nu tarieven vooraf zelf bepaald en gekoppeld aan de verschillende diensten. Daar worden ook reiskosten en onregelmatigheidstoeslagen in meegerekend. We kampen nu niet meer met veel verschillende facturen die allemaal berekend zijn met andere tarieven”, deelt Dennis. Sonja gaat verder: “Verpleegkundigen van verschillende niveaus kunnen nu ook niet meer hun eigen tarieven hanteren voor een dienst. Er wordt betaald naar het niveau van de dienst en niet naar het niveau van de uitvoerende verpleegkundige.”
Externe medewerkers voeren zodoende louter hun uren in het ECD in. Daarin worden automatisch de juiste berekeningen voor het over te maken bedrag gemaakt. Teammanagers hoeven niet meer de facturen en tarieven te checken en kunnen uren eenvoudig accorderen. “Als het eenmaal staat, dan staat het ook echt. Nu zie ik niet slechts een schakel van de keten, maar de hele keten”, deelt Sonja.
Efficiënter werken
Dennis: “We werken efficiënter en hebben meer tijd voor onze bewoners. Dat is wat we willen. We willen zorg leveren. SelfBilling.com heeft het leven makkelijker gemaakt. De samenwerking is buitengewoon prettig.” Eigenaar van SelfBilling.com, Henk Braas, sluit af: “Wij zijn echt trots om Beweging 3.0 als klant te hebben.”
