Verzamelfacturen worden door zorgorganisaties gebruikt om de hoeveelheid facturen binnen de boekhouding in te perken. SelfBilling biedt sinds kort ook de mogelijkheid om automatisch gegenereerde verzamelfacturen te versturen. We leggen je uit waarom dit je administratie nou precies zo veel efficiënter kan maken.
Organisaties kunnen flink profiteren van verzamelfacturen als zij:
- In sectoren opereren waarbij veel werkzaamheden vrijgesteld zijn van btw, zoals zorg en onderwijs.
- Een grote externe schil hebben, oftewel veel gebruik maken van zzp’ers en flexkrachten.
Dit heeft te maken met het fenomeen zuivere bemiddeling. Zzp’ers en flexkrachten komen heel vaak via arbeidsbemiddelaars bij hun opdrachtgevers terecht. Echter als er hierbij in het facturatieproces niet direct tussen de zzp’er aan de opdrachtgever wordt gefactureerd, maar via tussenkomst van de bemiddelaar, dan wordt er áltijd een vol btw-tarief van 21% over de gewerkte uren gerekend.
In sectoren waar veel werkzaamheden btw-vrijgesteld zijn, wordt er dan dus in feite ‘onnodig’ btw betaalt. Zuivere bemiddeling lost dit op: hierbij wordt er namelijk rechtstreeks van de zzp’er aan de opdrachtgever gefactureerd. Over de werkzaamheden van de zzp’er wordt geen btw gerekend. De arbeidsbemiddelaar stuurt daarnaast afzonderlijk een provisiefactuur om de bemiddelingskosten af te rekenen.
Het nadeel van zuivere bemiddeling
Zuivere bemiddeling heeft voor de opdrachtgever (dus bijvoorbeeld een grote zorgorganisatie) ook één flink nadeel ten opzichte van factureren via tussenkomst van de bemiddelaar. Een nadeel dat met behulp van verzamelfacturen tegengegaan kan worden. Namelijk: die zorgorganisatie ontvangt van alle zzp’ers afzonderlijk facturen binnen die gecontroleerd en geboekt moet worden. Daarnaast moet er voor iedere zzp’er een leverancier/crediteurennummer aangemaakt worden en heeft de zorgbemiddelaar veel meer contacten voor factuurvragen. Was de facturatie via de bemiddelaar gegaan, dan kreeg de organisatie één factuur waarop de werkzaamheden van alle zzp’ers worden vermeld.
Je komt voor een dilemma te staan: is de btw-besparing van zuivere bemiddeling het wel waard als je daardoor meer werk kwijt bent aan een administratie die minder overzichtelijk is?
Verzamelfacturen lossen het op
Verzamelfacturen bieden het beste van twee werelden. Bij verzamelfacturen worden facturen die normaal gesproken individueel geboekt hadden moeten worden, samengevoegd tot één factuur. Neem het voorbeeld van de zorgorganisatie. Die heeft waarschijnlijk meerdere flexkrachten tegelijk ingehuurd. Met behulp van verzamelfacturen kan de zorgorganisatie de werkzaamheden van alle zzp’ers die via dezelfde bemiddelaar komen op één factuur boeken.
De bemiddelaar treedt in dit geval, naast het bemiddelen van personeel, ook op als “invoice services provider”. Namens en voor rekening van de leverancier stuurt de bemiddelaar de facturen op. Ook de uitbetaling van zzp’ers gaat efficiënter. Waar je als opdrachtgever normaal gesproken voor elke zzp’er een afzonderlijke betaling doet, kan door de verzamelfactuur in één keer voor de gehele externe schil betaald worden. De bemiddelaar stort vervolgens het bedrag door dat de zzp’ers hebben verdiend voor hun werkzaamheden bij hun diverse opdrachtgevers.
SelfBilling verzorgt je verzamelfacturen geautomatiseerd
Hoewel het in eerste instantie kan lijken alsof het opstellen van de verzamelfactuur juist extra werk kost, is dit alles behalve waar. Er hangen volgens de Belastingdienst namelijk geen wettelijke eisen vast aan de opmaak van verzamelfacturen, zoals bij standaardfacturen het geval is. Zolang de originele facturen maar als bijlage worden meegeleverd, is je verzamelfactuur legitiem.
Bovendien kun je met behulp van de slimme facturatiesoftware van SelfBilling.com nu ook volledig automatisch gebruik maken van verzamelfacturen. Alle benodigde gegevens voor de verzamelfactuur staan in de database. Door een periodieke facturatie in te stellen of zelf een factuurrun te starten, worden alle verzamelfacturen (inclusief originele facturen als bijlage) foutloos en zonder extra werk in je boekhoudsoftware meegenomen. In bovenstaande afbeelding zie je hoe het proces in SelfBilling werkt.
