Werkt je organisatie veel met externe professionals op diverse projecten? Dan weet je als geen ander dat dit leidt tot een groot aantal afspraken. Vaak ontstaan hier onduidelijkheden over tussen de externe professionals en de verschillende projecten. Naast overbodig werk leidt dat tot frustraties en in een aantal gevallen ook tot extra kosten. Zonde, want dat is niet de reden waarom je de professionals inhuurt. Hoe kun je op een efficiënte manier omgaan met verschillende tariefafspraken? Wij bieden een oplossing.

Onwetendheid zorgt vaak voor onjuiste facturen

Semi-overheidsinstelling ITO is verantwoordelijk voor verschillende ICT projecten binnen de overheid. Het gezamenlijke doel van al deze projecten is het creëren van betere onderlinge communicatie en een efficiëntere werkwijzen. Om alle deelprojecten tijdig op te leveren maakt ITO regelmatig gebruik van externe ICT professionals. Waar nodig worden zij opgeschaald om zo complexe uitdagingen op te lossen. Zo hanteert ITO een pragmatische werkwijze die ervoor zorgt dat het bedrijf binnen de gestelde budgetten blijft.

Toch blijkt in de praktijk dat men een stuk efficiënter kan werken. De uitdaging ligt hierbij niet zozeer bij de projecten zelf, maar bij de administratie erachter. Waar ICT professionals zeer bedreven zijn in hun expertise, blijken zij namelijk in veel gevallen minder bedreven in het opstellen van facturen.

Maandelijks ontvangt ITO veel foutieve facturen. De urenregistratie is in orde, maar worden niet altijd tegen de juiste tarieven gefactureerd. De crediteurenadministratie ontvangt alle facturen en stuurt deze inclusief de urenverantwoording ter beoordeling door naar de projectleiders. Doordat de facturen onoverzichtelijk zijn opgemaakt, is het voor de projectleiders tijdrovend om de facturen te controleren. Er worden regelmatig fouten geconstateerd en dit zorgt intern voor veel extra communicatie. De crediteurenadministratie neemt uiteindelijk contact op met de externe professionals om de fouten te melden en vraagt om een nieuwe factuur. Dit kost ITO onnodig veel tijd en het financieel overzicht raakt men kwijt.

Leg tariefafspraken digitaal vast

Door het gebruik van SelfBilling.com zorgt ITO ervoor dat men zelf het initiatief neemt om alle gegevens correct bij te houden. ITO voert zelf alle basisgegevens per externe professional in de software van SelfBilling.com in. Denk hierbij aan alle gegevens voor een rechtsgeldige factuur zoals bankgegevens, BTW nummers en tariefafspraken per project.

De externe professional voert in de web applicatie zelf zijn uren en declaraties per project in. Het juiste tarief wordt automatisch per project verrekend. Na de registratie ontvangt iedere projectleider een notificatie ter goedkeuring. Na het uitvoeren van de goedkeuringsronde worden alle uren en declaraties gefactureerd in Selfbilling.com. Het systeem van SelfBilling.com verstuurd de factuur uit naam van de externe professional aan ITO en aan de externe professional.

Deze procesverandering zorgt ervoor dat ITO overzichtelijke facturen ontvangt waarop uren tegen de juiste tariefafspraken zijn gefactureerd. De validatie van de uren door de budgethouder is direct de eindcontrole voor het verzenden van een juiste factuur. Dit zorgt voor een enorme tijdswinst en uiteindelijk ook voor een grote kostenbesparing voor zowel ITO als de externe professional.