Inkooporders waarvan u wel de prijs, maar nog niet het juiste aantal weet, kunt u heel efficiënt afrekenen met SelfBilling.com! Hoe? Dat leggen we hier uit.
Er worden vaak inkooporders uitgegeven waarvan u wel de prijs weet, maar nog niet het juiste aantal. Dit aantal is namelijk afhankelijk van de uiteindelijke duur en voortgang van een klus. In zo’n situatie wordt in de praktijk de bestelling al doorgegeven en wacht men vervolgens op een prestatieverklaring of een afleveringsbon om het juiste aantal te bevestigen. Dan wacht de afdeling inkoop vaak tot de factuur ontvangen is om vervolgens de inkooporder aan te passen op basis van de factuur. Dit is uiteraard een ongewenste situatie; daarom geven we hiervoor een voorbeeld én natuurlijk de oplossing!
De verrekening van de inkooporders van de huur van een kraan
Als u als (bouw)bedrijf voor een aantal dagen een kraan huurt voor een project, wilt u dat natuurlijk op een efficiënte manier kunnen afrekenen met de verhuurmaatschappij. Dat kan met behulp van SelfBilling.com.
Hoe wordt dat normaal gesproken gedaan?
U huurt een kraan bij een verhuurmaatschappij en maakt daarvoor een inkooporder aan met daarop het bedrag voor de kraan plus de brandstof. Het is bekend wat de huur voor een dag of dagdeel is, maar de brandstofkosten zijn pas bekend als de kraan weer is teruggebracht. Ook is misschien nog niet bekend hoeveel dagen u de kraan wilt huren. Wanneer uiteindelijk bekend is hoeveel dagen de kraan gebruikt is en hoeveel liter brandstof nodig was, maakt de verhuurmaatschappij enkele dagen later een factuur.
Dan blijkt: de factuur klopt niet met de inkooporder, omdat op de inkooporder geen juiste aantallen staan. Daarom moet de factuur voorgelegd worden aan de projectleider. Hij moet de factuur controleren: de hoeveelheid aan de hand van bonnen en het tarief aan de hand van tarieven op de inkooporder. Dit is een lastige en tijdrovende controle. Ook moet hij de inkooporder laten aanpassen, wat volgens accountancy een omgekeerde procesgang is.
Hoe werkt dat dan met de software van SelfBilling.com?
SelfBilling.com heeft de mogelijkheid om via een API inkooporders in te lezen. Daarin staan de leveranciersgegevens, het artikel en de prijs. De leverancier, in dit geval de verhuurmaatschappij, vult in het portal van SelfBilling.com de werkelijke aantallen in, bijvoorbeeld 3,5 dag en 50 liter brandstof. Verolgens dient hij die aantallen bij uw projectleider in. Als de leverancier dit vergeet, dan ontvangt deze automatisch een bericht (e-mail of notificatie). Na het invullen ontvangt de projectleider van uw bedrijf daarvan bericht (e-mail of notificatie) en kan hij of zij deze hoeveelheid al dan niet goedkeuren. Zodra de projectleider de gegevens met één druk op de knop goedkeurt, wordt automatisch de inkooporder aangepast met de werkelijke hoeveelheid of wordt er desgewenst een self-billling factuur richting de leverancier gemaakt. Dit alles gebeurt snel, efficiënt en met heel weinig kans op fouten!
