Met een flexibele schil van professionals stem je bedrijfscapaciteit naadloos af op klantbehoeften. Toch kent deze strategie ook een keerzijde. Veelal komt het voor dat de facturatie niet op orde is en dat je administratieve handelingen meerdere malen uitvoert. Hierdoor ben je uiteindelijk veel extra tijd kwijt aan het afhandelen van de facturenstroom waarbij onnodige kosten komen kijken. Zonde! Maar gelukkig kan dat anders.

Hoe een flexibele schil de administratieve planning beïnvloedt

Sportschool DailyFit heeft goede sportbegeleiding hoog in het vaandel. Men heeft hierdoor een goede naam in de omgeving en een aanzuigende werking op beginners. Sporters hebben keuze uit groepslessen of uit persoonlijke begeleiding. De laatste maanden is er bij DailyFit steeds meer vraag naar persoonlijke begeleiding waardoor er een tekort aan personal trainers ontstaat. Meer vaste werknemers aannemen is een risico en ook niet wenselijk. Er is namelijk niet de hele dag door behoefte aan extra capaciteit, maar juist op specifieke momenten in de ochtend en avond.

Daarop besloot DailyFit externe professionals aan te trekken. Op deze manier kan men klanten op gezette tijden begeleiding bieden, maar heeft men in de daluren geen overbezetting. Een win-win situatie zo lijkt het. Maar het aantrekken van externe sportprofessionals bracht wel de nodige bijwerkingen met zich mee.

In de samenwerkingsovereenkomst staat dat de professional iedere woensdag voor 9:00 ’s ochtends zijn factuur moet inleveren van de voorafgaande week. Een heldere afspraak, maar toch blijkt in de praktijk dat dit voor veel externe professional onhaalbaar is of dat men verzaakt in het aanleveren van facturen. Het gevolg is dat DailyFit geen duidelijk financieel overzicht heeft, dat controles en uitbetalingen telkens opnieuw worden uitgevoerd. Hierdoor komt ook de maandafsluiting regelmatig in gevaar komt. Een onwenselijke situatie waaraan snel een einde moet komen.

Neem het administratieve heft in handen

Nadat DailyFit de software van Selfbilling.com inrichtte, werd het facturatieproces gestroomlijnd met de takenmanager. Hierbij stelde men de bilrun in op iedere woensdagochtend om 9:00 uur. Alle notificaties stemde men hier vervolgens op af. Externe professionals krijgen nu tijdig bericht wanneer zij nog geen uren of declaraties hebben ingevuld en DailyFit ontvangt vervolgens een melding wanneer alle registraties klaar staan voor goedkeuring. Het gebruik van de takenmanager leidde direct tot meer controle op het proces en uren worden nu tijdig aangeleverd. De administratie van DailyFit plant werkzaamheden in wanneer dit schikt en hoeft deze nog maar eenmaal uit te voeren. Dit werkt efficiënt en bespaart de sportschool een hoop tijd en geld.