De meeste bedrijven zullen het wel kennen: spookfacturen. Een spookfactuur of spooknota is een factuur voor nooit geleverde diensten of goederen waarvan de oplichter hoopt dat deze in de drukte van een administratie voldaan wordt. Zo nu en dan belandt er weer eens een in de administratie. Bedrijven met een kleine administratie, waar één persoon verantwoordelijk is voor de boekhouding, zullen niet zo snel in deze oplichting trappen. Maar bedrijven met meerdere afdelingen en meerdere collega’s die een budget hebben om uit te geven, glipt de spookfactuur er weleens tussendoor.

Let op de kleine lettertjes

Spookfacturen zijn vaak slinks en je moet goed op blijven letten. Een bekend voorbeeld is de factuur van NL Domein Host. Het is een factuur die er realistisch uitziet en als je je webhosting per jaar betaalt, zie je die factuur ook slechts één keer per jaar. Een vergissing is dus al snel gemaakt. Onderaan deze factuur staan kleine lettertjes. Daar staat bijvoorbeeld: “Let op. Dit is een aanbieding en geen factuur, betaling van deze aanbieding wordt beschouwd als opdrachtbevestiging”. De fraudeur kan hierdoor achteraf zeggen dat het slechts een aanbieding was, en dat de geïnteresseerde met de factuur direct kon betalen.

Bekende instanties en telefoonnummers

Wat ook voorkomt is dat oplichters facturen van bekende instanties namaken. Ze kopiëren het logo en nemen de huisstijl over. Alleen, let op, het bankrekeningnummer is aangepast. Er is ook een variant waarbij de factuur vrij vaag is en waar duidelijk een telefoonnummer op staat dat je kunt bellen met vragen. Via dit telefoonnummer verdient de oplichter vervolgens goud geld.

Voorkom spookfacturen

Met self-billing kun je het doorglippen van spookfacturen voorkomen. Met self-billing verzorg jij de factuur uit naam van de leverancier waardoor een vreemde factuur snel ontdekt wordt. Je zet namelijk alle gemaakte afspraken en gegevens van de leverancier vooraf in het systeem. Wanneer de dienst of het product geleverd is, voer je dit in. Aan het einde van de maand of op ieder gewenst moment maakt de software van SelfBilling.com de factuur en verstuurt deze als PDF of UBL naar de leverancier. Op deze manier heb je invloed op je inkomende facturenstroom en ontvang je dus bijna geen facturen meer. Die paar facturen die je wel ontvangt, kun je daardoor goed in de gaten houden. Misschien dat self-billing niet voor al je factuurstromen ingezet kan worden, maar als je uitgaat van de 80/20 regel dan heb je een groot deel al mooi te pakken.