Onderwijsinstellingen werken veel met uitzendkrachten, zzp’ers en freelancers. Daarnaast moeten onderwijsinstellingen vanaf 18 april 2019 gelijk met de overheid en decentrale overheden e-facturen kunnen verwerken en versturen. Dit is slechts een van de vele redenen dat nu een goed moment is om je als onderwijsinstelling te verdiepen in de voordelen en mogelijkheden.
Administratieve problemen bij onderwijsinstellingen
Herken je toevallig één van deze pijnpunten? Je ontvangt inkoopfacturen…
- van je leveranciers soms met btw, soms zonder btw of met het verkeerde btw-percentage;
- zeer laat, incidenteel zelfs na enkele maanden;
- zonder factuurkenmerk zoals een kostenplaats om de factuur te verwerken;
- die niet voldoen aan de factuurvereisten;
- in Word of Excel in plaats van XML of PDF;
- waarvan de leverancier (leraar of freelancer) onbekend is;
of:
- je moet gelijk aan de overheid, decentrale overheden vanaf 18 april 2019 e-facturen kunnen verwerken en versturen.
Zo zijn er voor de crediteurenadministratie van onderwijsinstellingen veel uitdagingen om alle inkoopfacturen zo te ontvangen dat deze probleemloos te verwerken zijn.
Hoe kan dit beter?
Self-billing van je inkoopfacturen biedt hier een oplossing voor. Daarbij verzorgt niet de leverancier (uitzendbureau, zzp’er of freelancer) de factuur, maar doe jij dat als opdrachtgever.
Self-billing werkt op basis van informatie die aan de voorkant van het proces bekend is, aangevuld met de gewerkte uren en onkosten die de medewerker zelf in de software van SelfBilling.com invoert. De budgethouder accordeert vervolgens de gewerkte uren en onkosten, waarna de factuur opgemaakt kan worden. Je ontvangt hierdoor altijd foutloze facturen, altijd in het juiste formaat en altijd digitaal.
De factuur van SelfBilling.com is een e-factuur (XML) die je kunt verwerken in je scan- en herkensoftware. Ook kunnen via een koppeling (API) de boekingsregels rechtstreeks in je financiële software verwerkt worden. Hierdoor ben je na iedere factuurrun direct bij.
Bespaar tijd en geld met SelfBilling.com
Het proces wordt helemaal geautomatiseerd, waardoor je veel tijd en geld bespaart. Door gebruik te maken van de software van SelfBilling.com worden er namelijk geen fouten meer gemaakt, moeten minder handelingen uitgevoerd worden en kun je bijna alle controlerondes overslaan. Wat ons betreft is dát het grootste voordeel voor onderwijsinstellingen om over te stappen op e-facturatie.
