Wij krijgen vaak de vraag: Mag je ook een creditnota sturen bij self-billing of reversed billing? Antwoord: nee, zeker niet. Maar hoe zit dat dan? Tijd om dit op te helderen!
Veel organisaties kiezen al voor self-billing, maar pakken dat niet op de juiste manier aan. Ze sturen een creditnota in plaats van een self-billing factuur.

Maar wat is dan het verschil?

Bij self-billing wordt het facturatieproces omgedraaid: niet de leverancier van goederen of diensten, maar de opdrachtgever verzorgt de factuur uit naam van de leverancier. Het is een factuur met het btw-nummer, Kamer-van-Koophandelnummer en logo van de leverancier erop en met een eigen factuurnummerreeks.

Een self-billing factuur is een debetnota. Zo werkt de software van SelfBilling.com ook. SelfBilling.com stuurt namens de afnemer een “factuur uitgereikt door afnemer” naar de leverancier, als ware dat de leverancier deze gemaakt heeft. Het is dus anders dus dan het versturen van een creditnota of creditfactuur.

Wat is er mis met het versturen van een creditnota bij self-billing?

• Een creditnota is een minfactuur. Op het moment dat je een creditnota stuurt, mag je ervan uitgaan dat het een vermindering is van een eerder geleverde dienst of eerder geleverd product. Dat is verwarrend voor beide partijen, want je hebt niet iets terug geleverd.
• Btw-technisch heerst er ook verwarring en kan het ook onjuist worden, omdat je mogelijk bij aangifte btw iets op de verkeerde plek boekt. In plaats van onder btw-voorheffing boekt de opdrachtgever het mogelijk onder btw-afdracht. Dat is niet juist. Ook de leverancier boekt het mogelijk verkeerd.
• De verwarring in betalingsstroom: je ontvangt van de opdrachtgever een creditnota verstuurd op naam van de leverancier. Dit terwijl de opdrachtgever uitbetaalt.

Hoe de software van SelfBilling.com werkt, klopt dat allemaal wel?

Ja! De software van SelfBilling.com stuurt geen creditnota’s, maar facturen als ware de leverancier deze zelf gestuurd heeft. Voor de fiscus zijn de btw-afhandeling, de inhoud en opmaak van een factuur zeer belangrijk. Het grote verschil met een ‘normale’ factuur is dat op de self-billing factuur vermeld moet worden ‘Factuur uitgereikt door afnemer’. Het is nooit een creditnota. Het is voor de leverancier van belang dat er een eigen factuurnummerreeks en prefix worden gehanteerd, op deze manier kan er aangetoond worden dat de factuur afkomstig is vanuit een andere facturatiestroom. SelfBilling.com voldoet volledig aan deze (door de wet gestelde) eisen en is hiermee belastingproof.