Dubbel gefactureerde uren zijn een veel voorkomend probleem. Wij leggen uit hoe jouw organisatie dubbele facturatie kan tegengaan.

Een administratief foutje is soms snel gemaakt. Doordat externe professionals zelf een administratie bijhouden, kan het voorkomen dat men factureren onjuist opstelt. De oorzaak ligt vaak niet bij het onnauwkeurig werken van de externe professional. De praktijk wijst uit dat men het lastig vind om kosten op een goede manier uit te splitsen en overzicht te behouden. Door een gebrek aan overzicht, kan het voorkomen dat men uren meerdere malen boekt of op verkeerde projecten of kostenplaatsen boekt. Uiteraard is dat een onwenselijke situatie, maar hoe los je zoiets op?

Gebrek aan voldoende administratieve kennis leidt tot fouten

Scholengemeenschap ’t Wuivertje heeft meerdere locaties en werkt met externe professionals. Zo komt het voor dat de externe professionals op verschillende locaties werken. Voor de scholengemeenschap biedt dit veel voordelen. Zo kunnen zij alle specialismen op de verschillende locaties aanbieden, waardoor alle kinderen dezelfde aandacht krijgen. Op het eerste gezicht levert deze werkwijze een aantal voordelen op. Toch brengt het inhuren van externe professionals ook een aantal nadelen met zich mee voor ’t Wuivertje.

De externe professionals blijken niet even goed bedreven in het bijhouden van hun administratie. Men laat keurig de urenbriefjes accorderen en verstuurt eens per maand facturen. De facturen blijken echter niet altijd juist opgesteld. Zo komt het voor dat de uren per locatie niet goed zijn uitgesplitst. Als gevolg factureert men soms op de verkeerde locatie . Maar door het uitsplitsen kan het ook voorkomen dat men uren op twee locaties boekt: ze belasten meerdere locaties met dezelfde uren. En doordat de uren per week worden bijgehouden, komt het ook weleens voor dat er een fout wordt gemaakt bij de maandovergang. Zo komt het voor dat men in maart week 10-11-12 en 13 factureert en in april 13-14-15 en 16.

Je ziet: dubbel gefactureerde uren zitten in een klein hoekje. De administratie is voor de externe professionals onoverzichtelijk en werkt fouten in de hand, waardoor scholengemeenschap ’t Wuivertje kosten verkeerd boekt en uren dubbel uitbetaald. Naast dat er extra kosten worden gemaakt, is ook het financieel overzicht onvolledig.

Digitaliseer je urenregistratie en onkostendeclaratie

Voor zowel de scholengemeenschap als de externe professionals is dit geen werkbare situatie. Daarop heeft men besloten om met de software van Selfbilling.com te gaan werken. Dit biedt zowel ’t Wuivertje als de externe professionals een aantal voordelen.

De externe professionals houden hun uren vanaf nu bij via de webapplicatie. Ze registreren per dag of per week hun uren in. Alleen gebeurt dit nu digitaal. Per dag geven ze aan op welke locatie zij werkte. Ze maken daarom geen fouten meer in het toewijzen van kostenplaatsen. De budgethouder van de locatie ontvangt een overzichtelijke registratie die hij op elk gewenst moment via zijn computer, smartphone of tablet kan goedkeuren.

Vervolgens worden de facturen opgemaakt aan de hand van de geaccordeerde registraties en verstuurt ‘t Wuivertje vanuit Selfbilling.com de opgemaakte facturen uit naam van de externe professionals. De facturen worden in het juiste bestandsformaat verstuurd, zodat deze foutloos worden verwerkt in de administratie van de scholengemeenschap en de administratie van de externe professionals. Dubbel gefactureerde uren zijn als gevolg verleden tijd.

De scholengemeenschap werkt hierdoor een stuk efficiënter en heeft door deze werkwijze een beter financieel overzicht. Ook voor de externe professionals is deze manier van werken een stuk aangenamer. Zij hoeven immers geen facturen meer op te stellen en zijn minder tijd kwijt aan het administreren van gewerkte uren en declaraties.