Een facturatieproces dat verre van vlekkeloos verliep. Daar liep DVG Personenvervoer tegenaan. Daarom koos de landelijke franchise-organisatie van taxi- en touringcarondernemingen voor SelfBilling.
Johan van Engelen is hoofd administratie van DVG. Johan: “Wij zorgen voor vervoer in heel Nederland. Wij schrijven vervoersbedrijven in voor aanbestedingen van onder meer gemeentes en provincies. Die bedrijven rijden voor ons. Denk bijvoorbeeld aan leerlingen- en WMO-vervoer.”
Het probleem
Wat was nou het probleem? DVG schakelt taxibedrijven in om ritten uit te voeren voor onder andere gemeentes. Deze ritten mogen door de vervoerders worden gefactureerd aan DVG. DVG ontvangt hiervoor van de gemeentes weer een vergoeding.
De facturatie vanuit de vervoersbedrijven zorgde geregeld voor problemen. Johan: “Onze regiomanager gaf aan ons in een Excel-bestand door wat we mochten factureren aan de gemeentes. Maar dan moet de inkoop, het bedrag dat de vervoerder vervolgens factureert, daaraan natuurlijk wel gelijk zijn. Als dat afwijkt, als er verschillen zijn, gaat er iets niet goed. En dat is precies wat er steeds vaker gebeurde. Er ontstond soms een ‘welles-nietes-spelletje’ tussen ons en de vervoerder over bedragen. Het gaf gewoon gedoe, dit facturatieproces. Onze accountant en de Belastingdienst wees ons op die verschillen in bedragen en kwam met het idee om te gaan selfbillen. SelfBiling bleek de oplossing.”
“Voor alle partijen, ook voor de vervoerder, werkt dit erg goed. Het bespaart tijd en iedereen krijgt waar hij recht op heeft. Geen gedoe meer!" - DVG personenvervoer
De oplossing
SelfBilling zorgt voor meer structuur in het facturatieproces. De bedragen die gemeentes betalen aan DVG, worden bij DVG aangeleverd in Excel. DVG’s administratie boekte de bedragen die verschuldigd zijn aan de vervoerder vanaf het Excel-bestand in Exact Globe in. Door nu het Excel-bestand in te laten lezen via FTP in SelfBilling kan onze software op basis van deze informatie een selfbilling-factuur genereren van de vervoerder naar DVG. Op deze manier heeft DVG altijd een factuur tegenover een inkoop, kloppen de facturen en is het proces sluitend. Door selfbilling (ook wel reversed billing) verloopt het hele facturatieproces soepel en efficiënt, én voor een groot deel automatisch.
Johan: “Wij sturen nu uit naam van de vervoerder een factuur aan onszelf, een factuur waarop staat ‘factuur uitgereikt door afnemer’. Dat is handig. We kozen ervoor om te gaan selfbillen om die verschillen in de in- en verkoop tegen te gaan en dat is gelukt. Voor alle partijen, ook voor de vervoerder, werkt dit erg goed. Het bespaart tijd en iedereen krijgt waar hij recht op heeft. Geen gedoe meer!”
Benieuwd wat SelfBilling voor jouw organisatie kan betekenen?
Twijfel dan niet en vraag geheel vrijblijvend een demo aan!